総務アウトソーシングとは？BPOサービスの活用で業務効率化を実現

最終更新日： 2024年4月2日

近年では、業務効率と費用対効果の改善を目的として、さまざまな業務をアウトソーシングする企業が多くなりました。

特に、直接利益を生まない人事や経理といった総務が行う業務は、優先的にアウトソーシングを検討・導入する企業は多いものです。

本記事では、総務アウトソーシングについて、委託可能な業務範囲やメリットなどとあわせて解説します。

総務のアウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは、業務が多岐にわたる総務業務の一部を外部に委託することです。

総務における業務は、企業規模や業界、企業そのものによって異なりますが、組織全体に影響を及ぼす点は共通しています。

一般的には、社員に柔軟な対応が求められる「コア業務」と、マニュアル化できる定型的な「ノンコア業務」の2種類が含まれます。

総務アウトソーシングで委託可能な業務範囲

総務アウトソーシングが可能な業務としては、マニュアル化ができる「ノンコア業務」がメインとなります。

下記は、総務アウトソーシングで委託可能な業務の一例です。

受付業務
オフィスや建物の維持・管理に関する業務
備品の発注・管理
文書管理
株主総会の運営業務など

このように、総務アウトソーシングが可能な業務にはさまざまなものが含まれていることがお分かりいただけると思います。

しかし、アウトソーシングの依頼先によってはできる・できない業務があるものです。

そのため、総務アウトソーシングを実施する際は、業務の整理と対応してほしい業務の洗い出しを行うことが重要です。

総務業務をアウトソーシングするメリット

総務業務をアウトソーシングすることで、下記のようなメリットを得ることができます。

コア業務に集中できる
担当者交代や引継ぎなどの業務を削減できる
人件費や資材費といったコスト削減を実現できる

ノンコア業務はマニュアルがあれば多くの方が実施できるため、削減可能な業務といえます。

アウトソーシングを実施することで、総務社員は柔軟な対応が求められるコア業務に集中することができるのです。

また、さまざまな事情により引継ぎを行う際には、多額の人件費や場合によっては資材費が発生します。

一度アウトソーシングを実施すると、以降の引継ぎ業務が発生しなくなるため、費用対効果の改善が期待できます。

総務業務をアウトソーシングするデメリット

総務業務をアウトソーシングする際には、ある程度の業務量がなかった場合、改善幅は小さいものです。

依頼できる総務業務が少なかった場合、ほかの部署・事業部の部署の業務も委託を検討してみましょう。

また、アウトソーシングである以上、社内の情報を社外に提供することになるため、情報漏洩には注意が必要です。

顧客情報など、漏洩を防ぎたいときは「Pマーク」を取得している企業に依頼することをおすすめします。

総務アウトソーシングを活用する際の注意点・ポイント

こちらでは、総務アウトソーシングを活用する際の注意点・ポイントをご紹介します。

アウトソーシングする目的を明確にする
委託する業務を精査する
委託先との情報共有に関する体制を構築する
委託コスト
委託先の実績

これらを確認しておくことで、委託後に発生するトラブルを抑えられるでしょう。

BPOサービスを活用して総務業務の効率化とコスト削減を実現！

総務を含む、BPOサービスを活用することで、自社ではコア業務に集中することができます。

業務効率化とコスト削減を実現し、収益に関する業務などに集中できるようになるでしょう。

当社サービスページ：バックオフィスで働き方改革

（https://ntn-bpo.jp/service/backoffice）

おわりに

本記事では、総務アウトソーシングについて解説しました。

総務アウトソーシングとは、受付業務や備品の発注・管理、文書管理といった業務の外部委託を指します。