2024年から義務化！電子帳簿保存法の対象書類や対応方法を解説
近年ではビジネスに関するさまざまな情報を、紙媒体から電子データとして保存することが多くなりました。
紙媒体よりも保管スペースを抑えられ、データの劣化が少ないなどさまざまなメリットが背景にあるようです。
政府もこのようなメリットに着目しており、ビジネス情報を電子データで保存することを認めるようになりました。
本記事では、2024年から義務化される電子帳簿保存法の対象書類や対応方法について解説します。
電子帳簿保存法の基礎知識
昨今では、働き方改革やペーパーレス化などにより、紙媒体から電子データへ移行する企業が多くなりました。
電子帳簿保存法は、これらを目的として電子データによる保存を認める法律です。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、電子データによる国税関係帳簿や国税関係書類の保存を認める法律です。
従来は紙媒体での保管が義務付けられていましたが、時代や環境の変化により制定された法律だといえます。
電子取引の保存要件
電子帳簿保存法では、下記の要件を満たしている必要があります。
- 真正性の確保 ：保存したデータの改ざんを防ぎ、訂正・削除などの事実を確認できる状態で保存する
- 可視性の確保 ：保存したデータを必要なときに速やかに参照できる状態で保存する
2024年の電子帳簿保存法の義務化でどう変わる？
電子帳簿保存法は1998年に施行された法律であり、2022年1月に下記のような改訂が行われました。
- 税務署長の事前承認制度が廃止
- 優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置を整備
- 最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存等が可能
- タイムスタンプ要件及び検索要件の緩和 など
- スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止
- 罰則の強化
こちらの改定は経理の電子化による生産性の向上や、記帳水準の向上などを目的としています。
参考ページ：国税庁ホームページ「電子帳簿保存法が改正されました」
（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf）
電子帳簿保存法の改正内容
2022年12月31日までは、やむを得ない事情がある場合は紙での保存が認められていました。
しかし、2024年1月1日に施行された改定では、電子データでの保存が完全に義務化されたのです。
そのため、電子帳簿保存法は事業規模や業務形態にかかわらず、すべての企業や個人事業主が対応しなければならなくなりました。
つまり、すべての事業者に電子データの申請し・見読性の確保や、検索機能の確保が求められるのです。
本法律に則らなかった場合、重加算税が10%加重されます。
とはいえ、2022年から2024年の改定まで2年間の猶予があったため、対応が終わっている企業は多いと思います。
電子帳簿保存法の対象書類
電子帳簿保存法では、紙でやり取りをしていた場合に保存が必要な情報が含まれる、下記のような書類が対象となります。
- 請求書
- 領収書
- 契約書
- 見積書 など
これらの電子データの注意点として、受け取った場合だけではなく、送った場合についても保存が必要となることが挙げられます。
たとえば、電子メールの本文や添付ファイルで見積書に関するやり取りを行った場合、その情報も保管する必要があります。
これらは改ざんを防止することだけではなく、日付・金額・取引先で検索できるように保存しなければなりません。
いつ、いくらの取引を誰と実施したのかを、自社とお客様の両方から確認できるような保存状態が求められます。
参考ページ：国税庁ホームページ「電子取引データの保存方法をご確認ください」
（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf）
電子帳簿保存法の対応方法
こちらでは、電子帳簿保存法への対応方法をご説明します。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、コンピューターを利用して電子的に作成された下記のような書類を電子的に保存することを指します。
- 請求書
- 領収書
- 契約書
- 見積書 など
保存媒体はハードディスクやDVD、クラウドサービスなど多岐にわたり、自社に合った媒体に保存することができます。
なお、仕訳帳や総勘定元帳、補助簿・補助元帳、固定資産台帳などは、検索条件を満たすシステムで保存する必要があります。
スキャナ保存
スキャナ保存は、紙で作成・受領した書類をスキャンし、電子データとして保存する方法です。
保存時には解像度が200dpi相当以上や、赤・緑・青の階調がそれぞれ256階調以上であることなどの要件があります。
これらは視認性の向上が目的であり、スキャナによって文字がつぶれてしまい読みにくくなることを防ぎます。
電子取引
電子取引とは、電子メールやチャットツールなどを経由して得られた電子データを保存する方法を指します。
電子データの改ざんを防ぐために、タイムスタンプの付与や付与されたデータの授受を明確化するなどの必要があります。
そのためにはそれらを実現できるシステムや、訂正削除防止のための事務処理規定などが求められます。
電子帳簿保存法に対応するメリット
電子帳簿保存法に対応することによって、下記のようなメリットを得ることができます。
ペーパーレス化
近年では働き方改革や環境問題などにより、企業内でペーパーレス化を促進する動きが見られます。
電子帳簿保存法に対応することで、紙代や印刷代、郵送費などのコストを削減することができます。
また、紙媒体は保管時に多くのスペースを要するだけではなく、必要資料を探す際に多くの時間を要してしまいます。
電子データは省スペースで保管ができるほか、電子帳簿保存法では検索に関する規定が設けられているため、検索が容易になります。
業務効率の改善
先述の通り、電子帳簿保存法に対応することによって、必要な書類を探しやすくなります。
紙媒体の場合、膨大な資料のなかから必要な書類を探すには多くの時間を要してしまうため、業務効率が低下します。
注文履歴や契約書などを電子化しておくことで、のちのち情報を探しやすくなる点がメリットといえます。
監査が入ったときでも素早く対応することができるため、紙媒体は電子化して保存しておきましょう。
働き方が広がる
紙媒体の場合、ほとんどはオフィスやレンタル倉庫などに保管されているため、必要なときに足を運ばなければなりません。
しかし、電子帳簿保存法に則ってデータ化しておくことで、オフィス外からでも情報を参照できるようになります。
そのため、在宅勤務やテレワークだけではなく、出張など出先からでも必要な情報の参照が実現します。
一方、接続するインターネットや閲覧権限を設けるなど、情報漏洩やセキュリティの脆弱化については注意が必要です。
電子帳簿保存法の対応をアウトソーシングするのもおすすめ！
電子帳簿保存法に対応するためには、データを保存するための設備や紙媒体の取り込みなど、さまざまな作業が発生します。
そのため、自社では電子帳簿保存法に対応できない・多くの時間と作業を要するときはアウトソーシングを検討しましょう。
当社でも業務オペレーションに関する業務代行を承っているため、貴社データの電子化に貢献できると考えております。
ご興味がある方は、お気軽にご相談ください。
おわりに
本記事では、2024年に改訂された電子帳簿保存法について解説しました。
電子帳簿保存法とは、電子データによる国税関係帳簿や国税関係書類の保存を認める法律です。
請求書や領収書、契約書、見積書など、紙媒体で保管が必要だった書類が対象となります。
電子帳簿保存法に対応することで、ペーパーレス化や業務効率の改善、働き方が広がるなどのメリットを得られます。
自社でデータの電子化が難しい場合は、外注業者に相談してみましょう。
