バックオフィスとは？抱えている課題やアウトソーシングするメリット

最終更新日： 2024年1月20日

多くの方は、「仕事と言えば？」と言われると、セールスや現場作業員など、フロントマンをイメージする方が多いと思います。

しかし、セールスや現場作業員は社内で事務処理などを行う「バックオフィス」の存在があってこそ最大限の成果を上げることができていると言えます。

本記事では、バックオフィスはどのような業務を行っているのか、課題やアウトソーシングのメリットをご説明します。

バックオフィスとは？

バックオフィスとは、セールスや現場作業員などのサポートや、お客様対応などを行うポジションです。

直接利益を生む業務はほとんどありませんが、企業活動を継続するためには欠かすことができない存在です。

一般的にバックオフィスは総務や経理、人事に関する業務を行っています。

経理・財務

経理・財務では、下記のような企業のお金に関する業務を行っています。

給与計算
現金精算
請求書の発行・送付　など

人事

人事では、正社員や契約社員など、人に関する業務を行っています。

採用・雇用
社員教育
退職や部署異動の手続き　など

総務

総務は会社組織全体を動かすために、さまざまな業務を担当しています。

備品管理
社内規定の作成・改定
組織図・名簿の作成　など

バックオフィスにおける課題

バックオフィスには、「人手が不足しやすい」「アナログ作業が多い」「属人的な業務が多い」といった課題があります。

人手が不足しやすい

バックオフィスは、直接収益に関与しない業務が多いため、人員配置が見直されがちなポジションです。

全社員の管理を行っているバックオフィスの業務量は多いにも関わらず、少人数の配置となることが多く、残業が発生することがあります。

バックオフィスは企業によっては軽視されがちで、人員配置の変更により人手不足に陥りやすい点が課題のひとつです。

アナログ作業が多い

バックオフィスでは請求書や契約書など、紙ベースで行う業務が未だに多くあります。

紙ベースで行う業務が未だに多い背景として、バックオフィスの業務は企業の収益につながりにくいため、電子化が後回しにされがちな点が挙げられるでしょう。

そのため、業務効率の低下や改善に時間がかかる点が、バックオフィスの課題と言えます。

属人的な業務が多い

電子化・システム化が進んでいないバックオフィスでは、ベテラン社員の経験や専門スキルの有無が作業効率に影響することがあります。

業務が属人化すると、担当者が異動になったり退職したりすると、業務全体が停滞するといったトラブルが発生します。

バックオフィスを効率化するためのポイント

バックオフィスは、「ツールやシステムの導入」「作業の自動化」などを取り入れることで業務効率の改善を図ることができます。

先述の通り、バックオフィスではアナログ作業や属人化された作業が多い傾向にあります。

そこで、経費・会計システムや勤怠管理システムなどを導入することにより、バックオフィス全体の業務効率を改善できます。

また、手作業で行っていたことをロボットに処理してもらうRPAのような、作業の自動化も重要なポイントです。

ロボットを使用することで業務効率の改善だけではなく、入力ミスの削減にもつなげることができます。

アウトソーシングするメリット

バックオフィスの業務効率を改善する方法のひとつとして、アウトソーシングがあります。

アウトソーシングすることによって、主業務に集中できる、人件費の削減、業務品質の向上といったメリットを得られます。

一方、情報漏えいや対応できない業務がある点には注意が必要です。

おわりに

本記事では、バックオフィスの課題やアウトソーシングのメリットについて解説しました。

バックオフィスはセールスや現場作業員のサポートや、会社全体に関する業務を行う部署です。

人手不足やアナログ作業が多いといった課題があるバックオフィスでは、ツールやシステムの導入、自動化によって業務効率の改善が可能です。

また、外部に業務を依頼するアウトソーシングも、業務効率改善方法のひとつです。

バックオフィスの業務が滞っている企業は、アウトソーシングなどを検討してはいかがでしょうか。