バックオフィス業務を効率化する方法とは？メリットや方法まで解説

最終更新日： 2024年4月2日

企業が収益を上げるためには、営業員が新規・既存顧客に対して商品やサービスを提案し、購入・導入をしてもらう必要があります。

営業員には営業活動に集中する環境が必要になりますが、社内ではさまざまな事務作業を行わなければなりません。

そのため、多くの企業では営業員のように直接収益を獲得しませんが、営業員のサポートを行う「バックオフィス」を設けています。

本記事では、バックオフィス業務を効率化する方法について、メリットや方法などとあわせて解説します。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、お客様とはほとんど関わることがない部署や業務を指すものです。

反対に、営業やカスタマーサポートなど、お客様と直接やり取りを行う部署や業務はフロントオフィスと呼ばれます。

バックオフィスでは各社員の業務負担軽減や経営に関する業務など、企業活動を支えるための重要なポジションといえます。

バックオフィスが充実しているほどフロントオフィスは営業活動に専念できるため、企業全体の生産性が向上するのです。

下記、バックオフィスに該当する職種の一例です。

経理
人事
法務
総務
情報システム
広報
物流など

バックオフィスの業務改善・効率化が必要とされる理由

バックオフィスでは経理や人事といった、企業活動に欠かせない重要な情報を取り扱う業務を行っています。

これらは業務量が多いにも関わらず、ミスが許されないものであることから、高い集中力が求められます。

しかし、バックオフィスでは業務が属人化しやすいほか、予算の割り当てが少ないことから人手不足に陥りやすいのです。

ミスなく脱属人化を図るために、近年ではツールやシステムのほか、外注などを行って業務効率の改善を図る企業が多くなりました。

バックオフィスを効率化するメリット

こちらでは、バックオフィスを効率化するメリットをご紹介します。

生産性の向上

これまで手作業で行っていた業務を自動化や外注することで、生産性を向上させることができます。

手が空いた社員にほかの業務を実施してもらうことにより、収益の増加も期待できるでしょう。

コスト削減

バックオフィスにおけるコストには、人件費や印刷代、保管費用などが含まれます。

バックオフィスを効率化することでこれらのコストを削減できるようになるため、企業の収益体制が改善されるのです。

業務の属人化防止

属人的な作業には、ヌケモレなどのヒューマンエラーや人件費が発生するため、費用対効果に課題があるといえます。

ミスが許されないバックオフィスの属人化を解消することで、業務効率の改善を実現することができます。

バックオフィスを効率化するための方法

バックオフィスの業務効率を改善するためには、下記のような手段が有効です。

業務の一部または全部を外注する「業務委託」、「アウトソーシング」
RPAやITツールといったシステムの導入
勤怠管理や給与計算といった業務ができるクラウドサービスの利用

これらを実施する際には課題を明確化し、導入自体を目的としないことが重要です。

たとえば、アウトソーシングをした際には費用対効果を確認することなどが挙げられます。

導入前後で業務量がどれくらい減ったのか、どの程度の費用を削減できたのかなどを確認しておきましょう。

おわりに

本記事では、バックオフィスの効率化についてご説明しました。

バックオフィスはお客様とはほとんど関わることがない部署や業務であり、経理や人事、法務などが該当します。

効率化することで生産性の向上だけではなく、コスト削減や業務の属人化防止といったメリットを得ることができます。

そのためにはアウトソーシングやシステムの導入、クラウドサービスの利用が有効です。

バックオフィスの業務が滞っていると感じたときは、現状の業務を見直してみましょう。